Correo electrónico corporativo

Si tenemos algún tipo de negocio, queda poco serio que su cuenta de correo sea usuario4770@gmail.com. Las direcciones de correo corporativas, es decir, del tipo contacto@miempresa.com, mejoran mucho la percepción pública de nuestro negocio.

mail

Estudiemos las condiciones previas:

  1. Comprobaremos que el dominio (por ejemplo, miempresa.com) está libre. Todas las páginas de venta de dominio suelen tener una opción para hacerlo.
  2. Es conveniente tener una cuenta de contacto independiente en algún servidor gratuito, por ejemplo GMAIL, en la forma miempresa@gmail.com .
  3. Normalmente usaremos esa dirección de contacto al contratar servicios como el dominio y el hosting.
  4. Evaluaremos las cuentas que necesitamos y el volumen que ocuparán, lo que en definitiva determinará el nivel de gasto asociado a nuestro correo electrónico.

 

La opción más barata es redireccionar las cuentas (forwarding); por ejemplo, creamos la cuenta virtual contacto@miempresa.com, y hacemos que cualquier correo que se le envíe sea recibido en miempresa@gmail.com. El forwarding no consume espacio de almacenamiento, y por lo tanto suele (y debe) ser una opción gratuita en cualquier cuenta de dominio y/o hosting que hayamos contratado.

Puede ser un poco difícil encontrar la ubicación del sistema de reenvío en la página del proveedor, pero una vez localizado la metodología es muy sencilla. Por ejemplo, en los sistemas basados en Cpanel accederemos a la opción Reenviadores del menú Correo Electrónico en la página principal del panel de control, que a su vez nos ofrecerá dos botones: Añadir reenviador, que redirige el contenido de una cuenta a otra, y Añadir reenviador de dominio, que redirige cualquier correo enviado a una cuenta del tipo @miempresa.com a la dirección que queramos.

reenviador

Es importante tener en cuenta que el forwarding tiene un par de inconvenientes; los correos que llegan a cuentas distintas se mezclan en la bandeja de entrada de la cuenta de destino (puede evitarse creando una cuenta gratuita por cada cuenta redireccionada), y mucho más importante, siempre que enviamos o contestamos a un correo aparece la cuenta real como remitente. Así que si queremos ser serios, necesitaremos al menos una cuenta real de correo.

En la práctica suelen usarse varias cuentas de correo reales, cada una con su bandeja de entrada: por ejemplo contacto@miempresa.com para consultas y nuevos clientes, clientes@miempresa.com para el día a día, asistencia@miempresa.com para las emergencias.

Por ejemplo, para crear una cuenta de correo real en Cpanel usaremos el botón Cuentas y simplemente rellenaremos los datos correspondientes:

corporativa

Es muy importante tener en cuenta que el tamaño máximo de las bandejas de entrada/salida de una cuenta (la
papelera no consume espacio) viene dado por el valor más limitante de a) la cuota de buzón de correo y b) el espacio
de hosting contratado; así que para una cuenta normal podemos declarar una cuota ilimitada.

Supongamos que hemos contratado un hosting de 1GB (puede ser conjunto con una página web, o únicamente para el correo, aunque éstos suelen ser caros y empezar a partir de 5GB); podemos conservar los correos de toda una vida sin llegar a llenarlo, o atascarlo en unos pocos meses si usamos adjuntos de gran tamaño. Además, el hecho de tener distintas bandejas de entrada facilita la clasificación pero dificulta la consulta.

Así que una vez configuradas las cuentas, es muy conveniente usar algún tipo de cliente para descargar los correos (modo POP3), por ejemplo Mozilla Thunderbird.

Por ejemplo, podríamos tener la siguiente estructura:

  1. Una cuenta de GMAIL y cuentas reales de contacto, clientes y asistencia.
  2. Configuramos Thunderbird para que descargue estos correos al disco duro de nuestro ordenador (modo POP3).
  3. Es muy conveniente que realicemos copias de seguridad periódicas, por ejemplo con MozBackup, para poder recuperar los correos en caso de desastre.
  4. Opcionalmente podemos agregar un notificador, como POP Peeper, para que compruebe automáticamente el correo y nos avise cuando llega alguno.
  5. También podemos instalar un cliente de correo en el móvil para las cuentas urgentes (asistencia), por ejemplo Blue Mail. Los correos de móvil suelen configurarse en modo IMAP, de forma que podemos leerlos pero siguen disponibles para su descarga desde un equipo de sobremesa.
  6. A veces querremos alguna cuenta de correo extra, por ejemplo para que los clientes puedan ejercer sus derechos arco (LOPD) o para promociones especiales. En estos casos podemos crearlas por redirección y recibirlas en alguna de las carpetas principales.